Organizasyon Mekanı Nasıl Seçilir?
Organizasyon Mekanı Nasıl Seçilir?

Düzenlemeyi Planladığınız Organizasyon İçin En Uygun Mekanı Seçmenize Yardımcı Olacak 5 İpucu

Bir organizasyon yaparken vereceğiniz en kritik kararlardan birisi mekan seçimidir. Biz de bu kararı verirken size yol gösterecek bir kılavuz hazırlamaya karar verdik. İşte değerlendirme yaparken dikkate almanız gerekenler:

  1. Mekan Konsepti

    Seçmiş olduğunuz mekanın konsepti düzenleyeceğiniz organizasyona ne kadar uygun?

    • Misafirler : Misafirlerinizin sosyo-ekonomik ve demografik özellikleri ile mekan konsepti uyuşuyor mu?

    • Organizasyon Türü : Mekanın genel atmosferi düzenleyeceğiniz organizasyon türü için uygun mu?

  2. Deneyim

    Mekanın işletmecileri düzenlemek istediğiniz organizasyon konusunda deneyimli mi? Mekan hakkında benzer organizasyonlar düzenlemiş müşteriler tarafından yapılmış değerlendirmeler, yorum ve şikayetler var mı? Mekanın bu konudaki genel itibarı nasıl?

  3. Mekan Özellikleri

    Mekanın genel özellikleri organizasyonunuzun mükemmel bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli ihtiyaçlarınızı ve beklentilerinizi karşılıyor mu?

    • Konum : Mekanın bulunduğu yere ulaşım ne şekilde sağlanıyor? Toplu taşıma ile ulaşılabilir mi? Kolay bulunabilir mi? Acil tıbbi müdahale gerektiği durumlarda yakınlarında bir tıp merkezi, hastane, doktor bulunmakta mı?

    • Kapasite : Misafir sayınız, oturma düzeni, dekor, sahne gibi tüm ihtiyaçlarınızı düşündüğünüzde, mekanın kapasitesi yeterli geliyor mu?

    • Konaklama İmkanları : Eğer konaklamalı bir organizasyon düzenliyorsanız, mekanda ya da yakın çevresinde konaklama imkanları var mı?

    • Isıtma / Soğutma / Hava Koşulları : Mekanda, organizasyon düzenlemek istediğiniz mevsime uygun ısıtma/soğutma imkanları var mı? Eğer dış mekanda bir organizasyon planlıyorsanız, yağmur, fırtına gibi hava koşullarına karşı korunaklar ya da organizasyonu iç mekana kaydırma imkanı var mı?

    • Otopark : Eğer misafirleriniz kendi araçları ile gelecekler ise, yeterli büyüklükte bir otoparkı ya da vale hizmeti var mı? Alternatif olarak yakın çevrede otopark imkanları bulunuyor mu?

    • Vestiyer : Mekan tarafından vestiyer hizmeti sağlanıyor mu?

    • Engelli Dostu : Mekanın giriş çıkışları, tuvaletleri, merdivenleri engelli misafirleriniz düşünülerek mi tasarlanmış?

    • Yiyecek İçecek Servisi / Mutfak : Yiyecek içecek hizmetleri mekan tarafından mı sağlanacaktır? Menü seçenekleri nelerdir? Vejetaryen, vegan, glutensiz, acısız, tuzsuz gibi misafir tercihlerine uygun menü alternatifleri sunulabilmekte midir? Alkol servisi yapılmakta mıdır? Eğer dışarıdan catering hizmeti almanız gerekiyorsa mekanda hazırlıklar için bir mutfak bulunmakta mıdır?

    • Ekip : Mekanda size her an destek verebilecek deneyimli bir yönetim ekibi, müşteri hizmetleri sorumlusu, servis personeli ya da teknik ekip bulunmakta mıdır? Bu personel hangi konularda size yardımcı olacaktır? Malzemelerin depolanması, taşınması, yerleştirilmesi konularında size destek sağlanacak mı?

    • Dekor ve Servis Malzemeleri : Mekan tarafından hangi dekor ve servis malzemeleri sağlanmaktadır? Yeterli sayıda masa, sandalye, servis ekipmanı var mıdır? Masa sandalye süsleme hizmeti verilmekte midir? Sizin tarafınızdan getirilecek dekor malzemelerinin kullanılması, kurulması, asılması için bir kısıtlama var mıdır?

    • Teknik İmkanlar : Mekan tarafından organizasyonunuz için gereken teknik ekipman sağlanmakta mıdır? İnternet, ses sistemi, ışık sistemi, görüntü sistemleri, sahne ve catwalk için yeterli miktarda podyum malzemesi bulunmakta mıdır?

    • Hizmet Sağlayıcı Kısıtlamaları : Mekan tarafından sunulmayan hizmetlerin dışarıdan temin edilmesi için bir kısıtlama var mıdır? Teknik ekipman kiralama, fotoğraf-video çekim hizmetleri, süsleme gibi hizmetler için istediğiniz hizmet sağlayıcılar ile çalışabilir misiniz, yoksa mekan sizi anlaşmalı olduğu tedarikçilere mi yönlendirmektedir?

    • Mekanın Ajandası : Mekan organizasyon tarihinde müsait midir? Sizin organizasyonunuzla çakışan farklı organizasyonlar var mıdır? Örneğin sizin toplantı yapmayı planladığınız bir mekanın farklı bir bölümünde bir düğün organizasyonu olabilir ve misafirleriniz gürültüden rahatsız olabilirler. Organizasyon süresi ile ilgili bir kısıtlama var mı? Organizasyonun en geç saat kaçta bitmesi gerekiyor? Mekan hazırlıklar için size organizasyondan yeterli bir süre önce teslim edilebiliyor mu?

    • Ek Mekan İhtiyaçları : Organizasyonunuz için ana mekan dışında yerlere ihtiyacınız olacak mı? Örneğin depolama için bir alan, workshop odaları, gelin-damat odası, soyunma odası vb.

    • Güvenlik : Organizasyonunuza katılacak misafirlerin güvenliği ne şekilde sağlanacaktır. Mekanın güvenlik ekibi yeterli midir yoksan sizin dışarıdan ayrıca güvenlik ekibi mi kiralamanız gerekmektedir? Mekanın, yangın, gaz kaçağı, su basması, deprem ve benzeri olumsuzluklara karşı hazırlığı var mıdır? Acil çıkış kapıları, yangın merdivenleri yasalara uygun mudur?

    • Sigorta : Mekan tarafından misafirlerinizin başına gelebilecek olumsuzluklara karşı bir 3.şahıs mali mesuliyet sigortası yaptırılmış mıdır? Sizin tarafınızdan organize edilen diğer hizmet sağlayıcıların, mekana verebilecekleri zararlara karşı koruyucu bir sigortaları var mıdır?

    • Tanıtım Malzemeleri : Organizasyonunuzda kullanmayı düşündüğünüz afiş, poster, dönkart gibi tanıtım malzemelerini asacak, yerleştirecek alanlar var mıdır? Mekan tarafından bu malzemelerin taşınması, asılması, yerleştirilmesi konularında size destek verilecek midir?

    • Akustik : Mekanın akustiği düzenlemeyi planladığınız organizasyona uygun mudur?

    • Sosyal Sorumluluk : Mekanın yöneticileri, çalışanları, çevreye, komşularına, kanunlara hatta hayvanlara saygılı davranmakta mıdır? Gürültü, çevreyi kirletme gibi 3. kişileri rahatsız edici davranışlarda bulunulmakta mıdır?

  4. Bütçe

    Mekanın sunduğu fiyatlar organizasyon için ayırdığınız bütçe aralığında mıdır? Bütçenizi hazırlarken aşağıdaki maddeleri göz önüne almayı unutmayınız:

    • Bütçeye Dahil Hizmetler : Bütçeye neler dahildir? Mekan kirası, ikramlar, süsleme, teknik hizmetler, ses/ışık sistemi, pasta, otopark, servis ücreti, vestiyer, ek mekanlar, bahşiş, buşon ücreti ve benzeri hizmetlerin hangileri bütçeye dahil edilmiştir?

    • Ek Hizmetler : Almak istediğiniz ek hizmetler için mekan tarafından ya da çalışmanız zorunlu tutulan hizmet sağlayıcılar tarafından verilen fiyatlar bütçenize uygun mudur?

    • Garanti Kişi Sayısı ya da Minimum Bütçe : Minimum kişi sayısı ya da minimum harcama kısıtlamaları var mıdır?

  5. Sözleşme

    Mekan ile mutlaka bir sözleşme imzalayınız ve bu sözleşmenin ilk 4 maddede belirttiğimiz tüm konuları kapsaması gerektiğini unutmayınız. İşte sözleşmenizde mutlaka bulunması gereken ana başlıklardan bazıları:

    • Sözleşmenin Tarafları
    • Organizasyonun Detayları (Tarih, saat, kişi sayısı vb.)
    • Mekan Tarafından Sunulacak Hizmetler
    • Bütçe ve Ödeme Şartları
    • Fesih / İptal / Erteleme Şartları
    • Hizmet Sağlayıcı Kısıtlamaları
    • Cezai Şartlar

Umarız bu bilgiler, düzenlemeyi planladığınız organizasyon için en uygun mekanı seçmenizde size yol gösterir. Bu arada, organizasyon düzenlerken hayatınızı çok kolaylaştıracağını düşündüğümüz self servis organizasyon sitesi Tıkla Kutla ise hayalinizdeki mekanı bulup anında rezervasyon yapmanızda size yardımcı olacaktır. Tıkla Kutla, organizasyon konusunda hiç deneyimi olmayan bir kullanıcının, kolaylıkla bir organizasyon düzenleyebileceği, A’dan Z’ye ihtiyaç duyduğu tüm hizmetleri, doğrudan hizmet sağlayıcılar ya da organizasyon firmalarından online olarak anında satın alabileceği bir web sitesidir. Tıkla Kutla ile artık hayatınızdaki önemli anları, unutulmaz anılara dönüştürmek çok kolay.

Tekrar görüşünceye kadar yaşamı kutlamaya devam edin. Çünkü yaşam kutlamaya değer!